Audyt 87 kontraktów eksportowych przed zmianą doktryny
Przejrzeliśmy portfel umów producenta części maszyn. Znaleźliśmy 6 luk, które mogły narazić firmę na sankcje finansowe.
W 5 tygodni sprawdziliśmy dokumentację handlową lokalnego producenta części do maszyn budowlanych. Skupiliśmy się na wychwyceniu ryzyk związanych z nowymi listami sankcyjnymi i zmianą przepisów celnych.
Wyzwanie
Firma Mech-Lub-Serwis to zakład zatrudniający 12 osób, który wysyła komponenty do odbiorców poza Unią Europejską. W sierpniu 2023 r. przepisy zmieniły się tak szybko, że właściciel nie był pewien, czy jego aktualne kontrakty są legalne. Istniało ryzyko, że 14 transportów o wartości 142 000 PLN zostanie zatrzymanych na granicy w Dorohusku. Poprzednie umowy były pisane 4 lata temu i nie zawierały zapisów o końcowym przeznaczeniu towaru, co jest teraz wymagane. Brak odpowiednich papierów mógł oznaczać karę finansową sięgającą 23% wartości każdej faktury.
Podejście
Nasz zespół, w tym dwoje specjalistów od audytu celnego, spędził w siedzibie klienta 4 dni robocze. Przeanalizowaliśmy fizycznie 87 teczek kontraktowych. Sprawdzaliśmy każdy kod CN towaru pod kątem nowych ograniczeń wywozowych. Rozmawialiśmy bezpośrednio z panią Beatą z działu logistyki, aby zrozumieć, jak realnie wygląda obieg dokumentów. Skontaktowaliśmy się też z urzędem celnym, aby potwierdzić interpretację przepisów dla 3 specyficznych podzespołów hydraulicznych.
Rozwiązanie
Przygotowaliśmy nowe wzory oświadczeń dla kontrahentów, które zabezpieczają firmę przed odpowiedzialnością za dalszą odsprzedaż towaru. Wprowadziliśmy prosty system weryfikacji klienta w 3 krokach przed wystawieniem faktury proforma. Napisaliśmy 14-stronicową instrukcję dla pracowników, która wyjaśnia, jak opisywać części zamienne, by celnicy nie mieli wątpliwości co do ich przeznaczenia. Usunęliśmy 6 martwych zapisów w umowach, które mogły sugerować współpracę z podmiotami objętymi zakazem handlu.
Rezultaty
Dzięki audytowi firma bezpiecznie wysłała wszystkie zakontraktowane towary bez ani jednego przestoju na granicy. Właściciel ma teraz jasne procedury, które pozwalają mu spać spokojnie przy każdej kontroli skarbowej.
Harmonogram
-
Wrzesień 2023Wstępna segregacja 87 umów i analiza kodów CN
-
Wrzesień 2023Weryfikacja kontrahentów w rejestrach sankcyjnych
-
Październik 2023Opracowanie nowych klauzul bezpieczeństwa
-
Październik 2023Szkolenie logistyków i wdrożenie instrukcji
"Bałem się, że przez zmiany w prawie stracimy płynność finansową. Lublin Union pokazało nam palcem, gdzie mamy błędy w papierach. Liczby nie kłamią, uniknęliśmy kar i stresu na granicy."