Skrócenie czasu odprawy o 1.5 dnia dla hurtowni spożywczej
Zmieniliśmy strukturę faktur proforma i przeszkoliliśmy 3 pracowników z Lubartowa. Efekt był widoczny już przy pierwszej wysyłce.
Pomogliśmy hurtowni Sady Podlaskie opanować chaos na granicy wschodniej. Skróciliśmy średni postój ciężarówki o 1.5 dnia, co uratowało transporty świeżych owoców przed zepsuciem. Liczby nie kłamią.
Wyzwanie
Sady Podlaskie wysyłały średnio 12 transportów miesięcznie do odbiorców w Kazachstanie. Każda ciężarówka stała na granicy przez 3.2 doby. Powodem były błędy w opisach towaru na fakturach proforma, które celnicy uznawali za podejrzane. Straty w towarze, który tracił świeżość podczas upałów, wynosiły około 14% wartości każdego ładunku. Właściciel firmy tracił rocznie ponad 42 000 zł przez same kary umowne za nieterminowe dostawy do hurtowni w Astanie.
Podejście
Nasz zespół pojechał bezpośrednio do magazynu pod Lubartowem. Przez 4 dni analizowaliśmy archiwalne dokumenty z 47 ostatnich wysyłek. Znaleźliśmy 7 powtarzających się błędów w klasyfikacji taryfowej towarów. Przeszkoliliśmy 3 osoby z biura logistyki – panią Beatę, pana Mariusza i młodszego specjalistę. Pokazaliśmy im, jak granica patrzy na papiery i dlaczego jeden zły przecinek w opisie jabłek kosztuje ich tysiące złotych. Sprawdzamy fakty, nie obietnice.
Rozwiązanie
Wprowadziliśmy nowy system przygotowania dokumentacji celnej. Zamiast pisać opisy ręcznie, logistycy korzystają teraz z przygotowanego przez nas arkusza z 14 gotowymi formułami prawnymi. Ustaliliśmy też nową ścieżkę komunikacji z agencją celną w Lublinie, aby weryfikacja trwała 2 godziny, a nie cały dzień roboczy. Dodatkowo wdrożyliśmy procedurę sprawdzania kodów CN co drugi wtorek miesiąca, aby zmiany w prawie nie zaskoczyły firmy na terminalu.
Rezultaty
Dzięki zmianom transporty przejeżdżają przez granicę płynnie, a firma przestała płacić kary za towar niskiej jakości. Granica to nie tylko kreska na mapie, to bariera, którą nauczyliśmy się omijać papierami.
Harmonogram
-
3 czerwca 2024Audyt dokumentacji eksportowej w siedzibie klienta pod Lubartowem.
-
12 czerwca 2024Warsztaty z zespołem logistyki i wdrożenie nowych arkuszy faktur.
-
24 czerwca 2024Pierwsza wysyłka testowa z nowym zestawem dokumentów.
"Byliśmy sceptyczni, bo inni doradcy mówili tylko o teorii. Lublin Union GR & Audit wszedł do biura, znalazł błędy w fakturach i po tygodniu nasze tiry przestały stać w kolejkach."